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ToDoListe_20130321Wahrscheinlich hast du in deinem Leben schon eine Menge ToDo-Listen erstellt. Hast du jedoch manchmal das Gefühl, einfach nicht genug Zeit zu haben, um wirklich alles zu erledigen?

Ich verrate dir ein Geheimnis: Tatsächlich hast du genug Zeit, um alles zu erledigen! Das einzige was du entscheiden musst, ist: Was ist wirklich wichtig für dich, was bringt dich und dein Business tatsächlich weiter und dann – erledige es!

Und so geht’s:

Deine Fähigkeiten, Werte und Prioritäten entscheiden, wie du deine Zeit investierst

Du möchtest am liebsten auf 3 Terminen gleichzeitig sein? Welcher davon bringt dich persönlich am meisten weiter? Welcher hat den größten Gewinn für dich (materiell als auch immateriell)? Wo kannst du die meisten neuen Kontakte knüpfen oder dich und deine Karriere oder dein Business am meisten voranbringen? Welcher davon bringt dir persönlich den meisten Nutzen?

Erstelle dir eine kleine Checkliste mit Plus und Minuspunkten. Zeit, Kosten, Anfahrt, Teilnehmern aber auch Funfaktor – und entscheide objektiv und unternehmerisch. Auch deine persönlichen Werte entscheiden über deinen Zeit-Investitions-Plan: Sind dir Familie und Freunde sehr wichtig, wirst du für diesen Bereich in deinem Leben mehr Zeit einplanen und somit für andere Dinge automatisch weniger Zeit haben. Was uns aber wichtig ist im Leben, gibt uns auch viel Kraft! Treffe deine Entscheidung bewusst, genieße dann diesen Termin – vor allem, wenn er privat ist – und bereue es nicht. Mit ein paar Time-Management-Methoden kannst du in der „verbleibenden“ Zeit oft ein Vielfaches von dem erledigen, was du bisher geschafft hast.

Mit welchen Aktivitäten verdienst du wirklich Geld?

Entscheide täglich, welche Tätigkeiten dir wirklich Geld einbringen. Ist es die Ablage? Ist es das Aussuchen von hübscher Büroeinrichtung? Ist es das Stöbern im Büroartikel-Katalog oder ist es das Nachfassen bei einem Kunden, der dich schon 3 Mal versetzt hat? Machst du Umsatz, indem du einen Newsletter versendest, einem bestehenden Kunden einen neuen Auftrag entlockst oder eine offene Rechnung einforderst? Erstelle dir eine Liste mit all den Aktivitäten, die produktiv zu deinem Erfolg beitragen und finde für dich heraus, was tatsächlich Geld in die Kassen spült.

Wenn du nun deine tägliche ToDo-Liste machst, markiere diese Aufgaben besonders und erledige sie täglich zuerst! Mit diesem Motivationsschub gehen auch die darauf folgenden Aufgaben leichter von der Hand.

Noch ein Tipp: Aufgaben, die du nicht gerne machst, erledigst du am besten gleich und sofort morgens als erstes! Damit ist der Tag gerettet und du schiebst diese Aufgaben nicht laufend vor dir her. Das Schwerste des Tages ist erledigt und der Rest geht umso leichter von der Hand. Wenn es auch ein wenig Überwindung kostet – danach bist du froh, dass es erledigt und „vom Tisch“ ist!

Entwickle Routine-Abläufe

Es gibt täglich gefühlte 3.000 Ablenkungen, die dich in deiner Produktivität stören. Erstelle dir einen Plan, jede Woche neu und richte dich danach, wo die Prioritäten aktuell liegen.

Checke Emails, Twitter, Facebook & Co zum Beispiel nur um 11.00 und 16.00 Uhr. Deaktiviere das Outlook Pop-Up für neue Emails oder schließe Outlook außerhalb dieser Zeiten komplett. Ja, ja, ich weiß – das fällt schwer am Anfang. Aber du stellst dich bestimmt schnell um. Du wirst sehen, um wie viel schneller deine ToDo’s erledigt sind, wenn du nicht alle paar Minuten vom „Ping“ neuer Mail-Nachrichten abgelenkt wirst.

Hast du „nebenbei“ auch Kinder zu versorgen, plane exakte Bürostunden ein. Arbeite dann aber auch wirklich nur in diesen fix mit dir selbst vereinbarten Zeiten. Plane ebenso, wann die Einkäufe erledigt werden und wann die Wäsche gewaschen wird. Planst du realistisch, bleibt auch genügend Zeit für Spielen, Partnerschaft und „Unvorhergesehenes“.

Was kann automatisiert werden? Delegiere zu Hause und im Business

Mache für dich selbst einen Ablaufplan, wie Anfragen behandelt werden, lege dir einen Vorrat an fertigen Prospekt-Mappen zu, damit du nicht jedes Mal von Neuem damit beginnen musst, wenn eben diese angefragt werden. Erstelle fix und fertige Textbausteine, für Fragen, die in deinem Geschäftsbereich immer wieder anfallen, so musst du diese bei Anfragen nicht neu formulieren. Textbausteine sind in Outlook ebenso schnell und einfach erstellt wie in Word. Mit einem Tastenkürzel hast du ganze Absätze fertig in deinen Text integriert. How To’s findest du en masse auf Youtube!

Überlege auch, welche Aufgaben du zu Hause oder im Business delegieren kannst. Hast du einen Versandhandel, suche dir einen Logistikpartner, der die Pakete für dich verpackt und versendet, das spart ungemein Zeit und oft sogar noch Kosten.

Probiere verschiedene Essens-Lieferdienste für zu Hause aus, lasse dein Online-Banking deine Zahlungseingänge automatisch verbuchen und selbst Lebensmittel können in vielen Supermärkten heute online bestellt werden. Die Lieferung kommt zum gewünschten Zeitpunkt.

Der Kernpunkt ist, auch du hast nur 24 Stunden am Tag zur Verfügung! Mit Prioritäten, Planung, Routinen, Automation und Delegation schaffst du jedoch all die Dinge, die wirklich wichtig sind!

Bist du zufrieden mit dem, was du immer wieder schaffst oder würdest du gerne noch mehr erledigen? Was sind deine Tipps um alles unter einen Hut zu bekommen? Hast du deinen eigenen Trick für deine ToDo’s – dann teile ihn doch mit uns. Ich freue mich, von dir zu lesen!

sonneBis bald,
Karin