Ein neues Jahr bedingt auch immer einen neuen Start und die Chance, die Dinge noch besser zu machen als im vergangenen. Und das passt ebenso für dein Business! Dafür braucht es jedoch nicht unbedingt nur den Jahreswechsel. Die Entscheidung zur Veränderung kannst du täglich treffen.
Routineabläufe helfen dir, dein Unternehmen weiter zu entwickeln oder Abläufe zu vereinfachen und dein Business effizienter und effektiver zu gestalten. Dadurch sparst du Zeit und Geld.
Das Einhalten solcher Routinen und Abläufe ist mit dem Einsatz von Technologien noch einfacher geworden. Selbst als absolut „un-technische“ Unternehmerin lernst du sehr schnell, mit den leicht zu erlernenden Apps und intuitiv zu bedienenden Softwarelösungen umzugehen.
Also, lass uns starten und die 4 Erfolgsfaktoren für dein Business auf Schiene setzen, sollen wir?
Finanzen
“Geld regiert die Welt.” Das hast du bestimmt schon mal gehört.
Nur wenn du deine Geschäftszahlen wirklich kennst, kannst du auch erfolgreich sein. Es führt absolut kein Weg – wirklich keiner – daran vorbei, genau zu wissen, wie viel Geld durch dein Business reinkommt und wie viel wieder rausgeht. Ein Buchhaltungssystem ist heute so einfach zu bedienen, wie Windeln zu wechseln. Ausreden wie „Das ist aber so langweilig“ oder „Dabei kenne ich mich nicht aus“ gelten nun mal nicht für Unternehmerinnen! Einsteigerkurse können fast an jeder Ecke absolviert werden. Das 1 x 1 der Buchhaltung muss sitzen. In diesen Apfel musst du beißen. Selbst der beste Steuerberater kann dir das nicht abnehmen. Schon Rockefeller wusste, dass es besser ist „lieber eine Stunde über Geld nachzudenken, als eine Stunde für Geld arbeiten“. Darum, mach es dir nicht zu einfach.
Behalte stets den Überblick, eröffne ein eigenes Konto für deine geschäftlichen Belange und trenne das strickt von deinen privaten Ausgaben. Plane im Voraus, denke auch an zukünftige Ausgaben und lege – vor allem in den ersten 3 Jahren – monatlich etwas auf die Seite. So kannst du in weiteren Jahren expandieren oder in mageren Zeiten gut davon leben. Aber kenne immer und überall deine Kontostände! Dann kannst du geschäftliche Entscheidungen auch wirklich als Geschäftsfrau treffen!
Für deinen persönlichen Finanz-Überblick kann ich dir folgende Software empfehlen. Alle sind einfach zu bedienen und in den meisten Fällen auch mit der Software deines Buchhalters kompatibel. Und damit schlägst du 2 Fliegen auf einmal – du kannst jederzeit auf deine Zahlen zugreifen und sparst Geld, weil du die Buchhaltung für deinen Steuerberater schon fertig vorbereitet hast. Dieser muss am Monatsende nur einen „kontrollierenden“ Blick auf alles werfen und schon ist die Buchhaltung abgeschlossen. Das spart eine Menge Zeit und Geld.
http://www.moneysoft.at/?gclid=CPX4roadpLUCFUlP3godm1kAyw
http://www.datev.at/kmu/
http://www.easy2000.net/indexa.htm
Je größer dein Unternehmen wird, desto eher kannst du dann auf professionellere Systeme umsteigen. Für den Start oder kleinere Unternehmen sind diese ausreichend.
Tipp: Möchtest du dennoch die gesamte Buchhaltung auslagern, vereinbare schon im Vorfeld regelmäßige Gesprächstermine mit deinem Steuerberater, damit du auch schon während des Jahres stets darüber informiert bist, ob dein Unternehmen auf gesunden Beinen steht! Führe dennoch für dich eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die dir auch während des Monats hilft, Entscheidungen unternehmerisch treffen zu können.
Zeit- und Projekt-Management
Überraschung – auch heuer können Unternehmerinnen tatsächlich nicht an zwei Orten gleichzeitig sein!
Bis es eines Tages doch möglich ist, habe ich hier ein paar Systeme für dich zusammengestellt, die dir das Management deiner Aufgaben, deiner Zeit und deiner Projekte immens erleichtern können.
Am einfachsten gestrickt ist der Google Kalender. https://www.google.com/calendar/render?hl=de
Wenn du in deinem Unternehmen Projekte abwickelst und eine Aufzeichnung deiner Stunden dazu führst, kann dir Yanomo www.yanomo.com unglaublich viel Arbeit abnehmen. Es ist war ein englisch-sprachiges Tool aber intuitiv und sehr einfach zu bedienen. Per Klick siehst du, wie viel Stunden du in ein Projekt bereits investiert hast und kannst anhand dieser Daten exakt abrechnen, auf Wunsch ebenso per Klick direkt in der Software.
Ebenso intuitiv und einfach ist Freshbooks.com. Hier können sogar unterwegs per App die Daten am iPhone oder iPad erfasst werden. Einfach Genial! http://www.freshbooks.com/ Lt. Hersteller bereits sagenhafte 5 Millionenmal im Einsatz.
Als deutschsprachiges Pendant könnte dir dieses Tool gefallen: Genius Inside http://www.geniusinside.de/
Für richtiges Projektmanagement gibt es unzählige Anbieter am Markt. Am besten du suchst dir 2 – 3 Anbieter heraus, die dich ansprechen und in deinem Budgetplan liegen. Fast überall ist eine kostenlose Testversion möglich. Alles durchzutesten nimmt zwar Zeit in Anspruch, aber bei den 4 Phasen der Planung steht nun mal an erster Stelle: Analyse!
Aber auch das gute alte MS Spreadsheet kann dir helfen, deine Projekte perfekt abzuwickeln und wichtige Meilensteine zu erfassen keinesfalls aus den Augen zu verlieren.
Tipp: Egal welches Planungssystem du verwendet, ob Software oder den klassischen TimeManager im edlen Lederetui, plane sorgfältig und realistisch. Trenne private und berufliche Einheiten strikt und farblich. Plane Puffer und Zeiten für Unvorhergesehenes ein. Kleinere Kinder werden oft von einer Minute auf die andere krank, Kundentermine können sich verschieben, dass Auto muss plötzlich zur Werkstatt oder die Waschmaschine geht kaputt. Denke immer daran – erstens kommt es anders und zweitens als man denkt! Vor allem dann, solange du als One-Woman-Show dein Business am Laufen hältst!
Marketing und Verkauf
Marketing und Verkauf können für kleinere Unternehmen schnell zu einem Full-Time-Job werden. Entweder man liebt es, oder man hasst es. Egal zu welcher Gruppe du gehörst, es ist unerlässlich darüber nachzudenken, wie und welche Technologien dir helfen können, deinen Verkaufszyklus zu optimieren und zu automatisieren.
Eine wirklich kostengünstige Variante, dennoch mit sehr vielen Funktionen ist zum Beispiel Foxyoffice http://www.foxyoffice.eu/editionen/ – dieses CRM System ist perfekt für österreichische Unternehmerinnen konzipiert, kann freilich aber auch für Deutschland optimal eingesetzt werden.
Preislich etwas höher, dafür noch wesentlich umfangreicher ist Salesforce.com http://www.salesforce.com/de/?ir=1
Wenn du anstatt webbasierter Anwendungen lieber ein Komplett-System bei dir integrieren möchtest, das absolut keine Wünsche offen lässt, kann ich dieses hier empfehlen: Hubspot.com http://www.hubspot.com/ Doch nicht erschrecken – so viele Möglichkeiten haben auch ihren Preis. Dafür ist damit definitiv 90% der Arbeit automatisiert – von der Akquise (über Landingpages), Autoresponder (via E-Mails), Suchmaschinenoptimierung (SEO), umfangreiche Marketinganalysen, Social Media, Blogging und vieles mehr. Mit einem Wort: die eierlegende Wollmilchsau!
Bei vielen der angebotenen Systeme kannst du die Kosten deinem Bedarf und deinem Wachstum anpassen. Oft kannst du mit „kleineren“ Anwendungen starten und bei Bedarf ein Upgrade hinzubuchen. So überfordern dich die Kosten nicht schon vom ersten Tag an.
Falls die Kosten dennoch nicht in deinem Budget liegen – nicht verzweifeln! Gestalte Spreadsheets in MS Office die dir erlauben, die die Entwicklung deiner Interessenten, deiner Kunden und deiner Marketingerfolge zu analysieren und zu verfolgen.
Ein Tipp noch: Wenn du dich für ein webbasiertes System entscheidest, kläre bereits im Vorfeld ab, ob ein Export deiner Daten möglich ist. Das kann ungeheuer wichtig werden, wenn du eines Tages auf eine andere Software umsteigen möchtest!
Kundenservice
Zugegeben, der Kunde hat nicht immer Recht, wie du als Unternehmerin jedoch mit deinen Kunden umgehst, kann über Erfolg oder Misserfolg deines Unternehmens entscheiden.
Wenn du das Gefühl hast, du verbringst Stunden um Stunden damit, die immer selben Fragen deiner Kunden zu beantworten, wird es Zeit, über Alternativen nachzudenken.
Wenn dich dennoch die E-Mail Flut überrollt, gibt es auch dazu kleine Helferlein. Einer davon ist ZenDesk. http://de.zendesk.com/ Aktuell setzen mehr als 25.000 Unternehmen diese Software für Ticketsysteme ein. Das heißt, dein Kunde schickt nicht einfach eine Mail, sondern erstellt ein Kunden-Ticket. Du kennst das vielleicht auch von Amazon. Das System hat sich also bewährt, sonst hätte Amazon sicher bereits Alternativen gefunden. Der Vorteil – die Tickets werden von vornherein nach Themen kategorisiert, so siehst du auf einen Blick welcher Kunde eine Reklamation hat, auf eine Lieferung wartet oder Fragen zur Zahlung hat. Das erleichtert die Selektion und Bearbeitung nach Prioritäten.
Möglichkeit zwei: die engagierst dir für das beantworten dieser Fragen (per Mail oder Ticketsystem) einen Virtuellen Assistenten. Mit dem Virtuellen Assistenten (VA) legst du im Vorfeld fest, wie auf die Anfragen geantwortet wird. So stellst du sicher, dass die Beantwortung stets in deinem Interesse und Sinn erfolgt. VA’s kannst du bereits ab 5 – 10 Euro pro Stunde engagieren!
Tipp: Du kannst dir auch mit vorgefertigten Textbausteinen helfen und parallel dazu einen FAQ Bereich auf deiner Webpage einrichten. Allein das bewirkt oft schon Wunder und spart im Monat schnell einige Stunden Arbeit ein.
Wie du siehst ist es heute gar nicht schwer mit Hilfe der zur Verfügung stehenden Technologien dein Unternehmen auf die nächste Stufe zu stellen und Zeit und Stress zu sparen und deine Einnahmen zu erhöhen.
Wie sehen deine konkreten Pläne aus, wie du die Abläufe in deinem Unternehmen SOFORT verbessern kannst? Welche täglichen Routinen mach dir das Arbeits-Leben leichter? Schreib uns doch einen Kommentar. Ich freue mich!
Bis bald,
Karin
