Der Schreibtisch erinnert an den Flohmarkt-Stand, der e-Mail Posteingang ist unübersichtlich wie ein Knäuel Wolle, das die Katze erwischt hat und To-Do’s finden sich am Block, der Heftnotiz, dem Handy und vielleicht sogar am Badezimmerspiegel. Für die einen schlichtweg „Kreatives Chaos“. Für die anderen Nightmare on Elmstreet.
Thomas Mangold hat mich und Evernote verkuppelt und seitdem sind wir ein Liebespaar (also Evernote und ich). Seine Tipps und der Austausch mit ihm haben mich in meiner Prodktivität nochmals ordentlich voran gebracht. Heute verrät er dir, einige seiner besten Tipps für dein Selbstmanagement:
Hast du Lust, deine Produktivität und deine Effizienz zu steigern? Blöde Frage, ich weiß, denn wer will das nicht. Das Eigenartige an dieser Frage ist, dass zwar viele ihre Produktivität steigern wollen, aber sich wirklich darum kümmern tun die wenigsten. Warum? Nun, wie bei so vielen Dingen im Leben ist es eben auch im Selbstmanagement so, dass man zuerst etwas investieren muss, um später die Früchte seiner Arbeit ernten zu können.
Nichtsdestotrotz möchte ich dir heute ein paar Tipps mit auf den Weg geben, die dir zeigen, wie du mit geringem Aufwand effizienter wirst. Bevor ich das tue, möchte ich mich aber bei dir vorstellen: Mein Name ist Thomas Mangold und ich bin Blogger, Coach, Autor und Speaker zum Thema – ich nehme an, du wirst es schon ahnen –
Plane, aber richtig
Planen tun ja die meisten, nur viele leider falsch. Sie nehmen sich zu viel vor, legen die Priorität auf die falschen Dinge und leiden unter Aufschieberitis. Dabei ist Planung eigentlich gar nicht so schwer, wenn du die folgenden Punkte beachtest:
- Kalkuliere immer Pufferzeiten mit ein,
- beginne mit der unangenehmsten oder wichtigsten Aufgabe und
- achte auf das Pareto-Prinzip.
Okay, gehen wir das mal Punkt für Punkt durch.
Kalkuliere Pufferzeiten mit ein
Das ist wohl der häufigste Fehler, der mir bei meinen Coaching-Klienten unterkommt. Der Tag wird von früh bis spät mit Terminen und Aufgaben zugepflastert. Passiert dann etwas Unvorhergesehenes, kann man seine To-do-Liste nehmen und in den Mistkübel werfen. Oder man hat am Ende des Tages noch einige To-dos auf der Liste und muss diese auf den nächsten Tag verschieben.
Nichts ist unangenehmer und demotivierender als das tun zu müssen, findest du nicht auch?
Die Lösung ist aber ganz einfach. Plane Pufferzeiten für diese unvorhergesehenen Dinge ein. Das Lustige an diesen unvorhergesehenen Dingen ist nämlich, auch sie haben eine Regelmäßigkeit und lassen sich, wenn du sie ein wenig im Auge behältst und dokumentierst, recht gut planen.
Schreibe dazu einfach jedes Mal, wenn so etwas Unvorhergesehenes passiert, ein Zeitprotokoll. Also was du machen musstest und wie lange es dauerte. Wenn du dieses Zeitprotokoll dann auswertest, wirst du sehen, dass die unvorhergesehenen Dinge fast immer den gleichen Zeitraum einnehmen. Und diesen hältst du dir in der Tagesplanung dann auch einfach frei.
Und wenn nichts Unvorhergesehenes passiert: Gratuliere, dann kannst du früher Schluss machen oder du ziehst eine Aufgabe des nächsten Tages vor.
Nichts schlägt das Gefühl, am Ende des Tages die letzte Aufgabe auf der To-do-Liste durchzustreichen.
Eat the frog
Die meisten Menschen beginnen den Tag mit der einfachsten Aufgabe und heben sich die schwierigste und unangenehmste für „später“ auf. Ich weiß nicht, ob du das auch so machst, aber warum das so ist, werde ich nie verstehen, denn umgekehrt macht es doch viel mehr Sinn:
- Zu Beginn des Tages hat man wesentlich mehr Energie als am Tagesende.
- Erledigt man die unangenehmste Aufgabe gleich zu Beginn des Tages, gibt das einen Motivationsschub und die anderen Aufgaben gehen ganz leicht von der Hand.
- Erledigt man die unangenehmste Aufgabe gleich, hat man sie aus dem Kopf. Andernfalls schleppt man die Gedanken an diese dämliche noch zu erledigende Aufgabe den ganzen Tag mit und ist abgelenkt und unproduktiv.
Also: Erledige die unangenehmste und/oder wichtigste Aufgabe gleich zu Beginn des Tages.
Das Pareto-Prinzip
Wenn du deine Aufgabenliste geschrieben hast und da viel zu viel draufsteht, dann stellst du dir eine einfache Frage: Welche 20 % dieser Aufgaben werden für 80 % meines Outputs sorgen, oder mit anderen Worten: Welche Aufgaben sind die wichtigsten und werden mir am meisten einbringen? Mit genau diesen To-dos startest du dann auch und alles andere kannst du später erledigen, eliminieren oder delegieren.
Lerne, NEIN zu sagen
„Könntest du bitte …“, „Du, ich hab da ein Problem, bei dem ich deine Hilfe brauche ….“, „Ich brauche da deinen Rat …“! Mit Floskeln wie diesen beginnen meist Aufgaben, die dann ein enormes Pensum an Arbeit mit sich bringen.
Immer wenn sich so eine Anfrage in dein Leben schleicht, dann solltest du dir ganz schnell diese drei Fragen ins Gedächtnis rufen:
- Habe ich überhaupt die zeitlichen Ressourcen zur Verfügung, jetzt und in Zukunft?
- Passt diese Aufgabe zu meinen langfristigen Zielen und Visionen?
- Wird mir diese Aufgabe Spaß machen?
Nur wenn du ALLE drei Fragen uneingeschränkt mit JA beantworten kannst, dann sag zu. Ist aber nur ein einziges NEIN dabei, lehne dankend ab.
Ich weiß natürlich, dass das Ablehnen von Anfragen und Aufgaben nicht immer leicht sein kann. Überlege dir einfach im Vorfeld schon einen netten Text, wie du zukünftig solche Anfragen freundlich, aber doch auch bestimmt ablehnst.
Weitere Quick & Dirty-Tipps
Hier jetzt noch ein paar Mini-Tipps, deren Wirkung du aber auf keinen Fall unterschätzen darfst.
Vermeide Ablenkungen
Ablenkungen sind der Tod jeglicher produktiver Tätigkeit, daher solltest du unbedingt darauf achten, sie zu vermeiden. Hier vier der häufigsten Störungen und die effektivsten Gegenmaßnahmen:
- Telefon: Wenn du keine Sekretärin hast, die nur die wichtigsten Anrufe zu dir durchlässt, empfehle ich dir den Einsatz von Call-Blockern. Das sind Apps, die es für alle Smartphones gibt. Mit denen kannst du einstellen, wer zu dir durchkommt und wer auf der Mobilbox landet.
- Social Media: Kurz mal ein Sprung auf Facebook und ruckzuck sind 30 Minuten vorüber, ohne dass du es mitbekommen hast. Wer mental nicht stark genug ist, um sich davon loszueisen, der sollte sich das Tool Anti-Social Das sperrt dich nämlich aus allen Social-Media-Anwendungen aus.
- Das Internet: Ja, auch das gesamte Internet kann zur Ablenkungsfalle werden. Schnell mal Mails checken, nach Flügen für den nächsten Urlaub suchen oder Videos auf YouTube schauen. Und schon wieder sind 60 Minuten wie im Nu vorüber. Solltest du das Internet also nicht für deine Arbeit brauchen, sperr dich doch davon aus. Das kannst du machen, indem du den Rooter wegsperrst, oder du benutzt das Tool Freedom und schon bist du offline!
- Nervende Kollegen: Nun, da hilft wohl nur ein eigenes Büro. Wenn du das nicht zur Verfügung hast, dann bastle dir doch ein „Do not disturb“-Schild und hänge es an deiner Bürolampe auf.
Schotte dich ab
Aber nicht nur Telefon, Internet oder Kollegen können massiv stören, auch Geräusche gehören dazu. Hier kann ich dir das Tool Focus@Will ans Herz legen. App runterladen, Kopfhörer einstöpseln und schon bist du in deiner eigenen Welt. Versuch es einfach mal, du wirst sehen, es wird deine Produktivität steigern.
Mach Pausen
Wohl eines der wichtigsten Dinge, um über einen langen Zeitraum produktiv zu bleiben. Das Problem: Man vergisst gerne, Pausen zu machen. Die Lösung: TimeOut! Ein Tool, das dich dazu zwingt, sowohl Mikropausen wie auch längere Pausen zu machen.
Freie Arbeitsfläche
Dieser Trick fällt wohl in das Fachgebiet „Psychologie“. Versuche immer, eine freie Arbeitsfläche zu haben, wenn du arbeitest. Keine Akten oder Sonstiges auf dem Tisch. Lediglich dein Bildschirm, eine Schreibtischlampe, die Tastatur und nur die Unterlagen, die du tatsächlich im Moment gerade benötigst!
Außerdem solltest du deinen Arbeitsbereich immer nur aufgeräumt verlassen. Denn so macht es viel mehr Spaß, am nächsten Tag oder nach der Mittagspause sein Büro wieder zu betreten.
So weit also ein paar Tipps, Tricks und Tools, die recht einfach umzusetzen sind, deine Produktivität aber massiv steigern werden. Solltest du Interesse daran haben, dich vertiefend mit dem Thema Selbstmanagement auseinanderzusetzen, dann freue ich mich darauf, dich auf meinem Blog begrüßen zu dürfen.
Genieße deinen Tag,
Thomas
Gerne möchte ich mich noch ein wenig näher vorstellen. Ich mache das am liebsten mittels meines Elevator-Pitch’s:
Mehr freie Zeit zur Verfügung haben, wer will das nicht. Mein Name ist Thomas Mangold und ich helfe den Lesern meines Blogs und meiner Bücher, sowie den Teilnehmern meiner Coachings und Seminare dabei, ihr Leben effizienter und produktiver zu gestalten um dieses Ziel zu erreichen!
Wenn du mehr über mich und das Thema Selbstmanagement erfahren willst, dann würde ich mich freuen, wenn ich dich auf meinem Blog begrüßen dürfte – www.selbst-management.biz
